Jak powinno się odbywać fachowe niszczenie dokumentacji – które firmy robią to fachowo?

Na rynku występuje wiele firm trudniących się niszczeniem dokumentów. Jeśli twój zakład szuka powyższej usługi, powinieneś wiedzieć, w jaki sposób wygląda profesjonalne przeprowadzanie tego procesu, by zdecydować się na firmę, która zrobi to odpowiednio. Pierwszym istotnym elementem jest samo przyjęcie zamówienia.
niszczarka dokumentów
Opracowanie: Mace Ojala
Na podstawie: http://www.flickr.com
Firma, z której propozycji chcemy skorzystać, musi ustalić razem z klientem najwłaściwszy dla obu stron czas. Dokumenty mogą odbierać tylko stosownie przygotowane do tego pojazdy. Nie mogą to być zwyczajne auta, ale transport posiadający odpowiednie zabezpieczenia. Idealnie jest, gdy klient nie musi się martwić kosztami transportu, lecz wchodzi to w należność za całą usługę. Dzięki temu ceny nie wzrastają także wtedy, gdy do klienta trzeba dotrzeć odrobinę dalej, np. za miasto, a firma (koperty z pianką) zaś ulokowana jest w centrum. Następną istotną czynnością jest samo przygotowanie dokumentów. Niektóre firmy wymagają pousuwania spinaczy oraz koszulek, dlatego warto jest się dowiedzieć, czy tak jest również w firmie, z którą mamy w planach współpracować. Lepiej, żeby tak nie było, albowiem wiąże się to ze sporym nakładem pracy dla klienta. A tak wystarczy wyłącznie zapakować dokumenty do specjalnych pojemników lub worków, które po przyjeździe zatrudnionej firmy zostają zaplombowane.

Musimy mieć na względzie protokół odbioru dokumentów, by w razie wypadku czy innej nieplanowanej sytuacji wszystko było udokumentowane. Właściwe niszczenie dokumentów powinno być przeprowadzane w pomieszczeniu, do którego posiadają wstęp wyłącznie osoby do tego upoważnione. Dzięki temu klienci mają pewność, że żadne ważne dla nich informacje nie wypłyną i np. nowe projekty nie zostaną poznane przez konkurentów. Większość firm gwarantuje dostarczenie taśm z przeprowadzonego procesu niszczenia dokumentów, co pozwala sprawdzić, iż wszystko zostało zrealizowane zgodnie z ustalonymi zasadami i procedurami, które wcześniej poznali - porównaj z tymi informacjami na temat niszczenia dokumentów. Ostatecznie klienci otrzymują również protokół z wykonania usługi, który potwierdza jej rzetelność.

Jeśli zatem potrzebna ci utylizacja dokumentów, teraz już wiesz, jak powinno wyglądać rzetelne niszczenie. Zdecyduj się na cenioną firmę, a wszystko pójdzie zgodnie z planem i będziesz mógł rozpocząć dłuższą współpracę, która będzie korzystna dla każdej ze stron.


Może zainteresują ciebie także

Jak najkorzystniej bezpiecznie i praktycznie bezpiecznie i wygodnie stworzyć obieg dokumentów w swojej firmie

Automatyczne rozpoznawanie tekstu
Opracowanie: Efematic
Na podstawie: http://efematic.pl/
W każdej firmie, nawet małej, konieczne będzie gromadzenie i archiwizowanie różnych dokumentów. Będą to wszystkie faktury sprzedażowe, zakupowe i przeróżne pisma od urzędów albo klientów. Jeśli firma jest niewielka, to w zupełności powinno wystarczyć parę segregatorów, jednak razem z jej rozwojem może się pojawić kilka problemów.
18-11-05 07:15
Do góry
Zamknij
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w ustawieniach Twojej przeglądarki.