Jak najkorzystniej bezpiecznie i praktycznie bezpiecznie i wygodnie stworzyć obieg dokumentów w swojej firmie

W każdej chyba firmie, nawet niewielkiej, niezbędne jest archiwizowanie i gromadzenie dokumentów. Będą to wszystkie faktury sprzedażowe, zakupowe i przeróżne pisma od urzędów albo klientów. Jeżeli firma jest niewielka, to całkowicie powinno wystarczyć kilka teczek, jednak razem z jej rozwojem może się pojawić parę kłopotów.

Efematic
Opracowanie: Efematic
Na podstawie: http://efematic.pl/
Przede wszystkim dokumenty będą zajmować dużo miejsca, lecz odpowiednio zaplanowane archiwum powinno tę sprawę rozwiązać. Drugim problemem, który się pojawia w momencie, gdy dokumentów zrobi się dużo, będzie ich obieg w firmie i dostęp do nich przez wszystkich pracowników. Dokumenty (niszczenie przez firmę Destroy - niszczenie dokumentacji) pod postacią papierową przenosi się między działami, a może to sprzyjać ich zagubieniu albo zniszczeniu.

Może zainteresują ciebie także

Jak powinno się odbywać fachowe niszczenie dokumentacji – które firmy robią to fachowo?

dokumenty
Opracowanie: osseous
Na podstawie: http://www.flickr.com
Na rynku funkcjonuje wiele firm trudniących się niszczeniem dokumentów. Jeżeli twój zakład poszukuje powyższej usługi, powinieneś wiedzieć, w jaki sposób wygląda kompetentne realizowanie tego procesu, by wybrać firmę, która zrobi to właściwie. Pierwszym istotnym elementem jest samo akceptowanie zamówienia.


Czasem wystarczy urlop jednego z pracowników, żeby zastopować przez zagubienie jakiejś faktury albo umowy jakieś istotne decyzje. Dlatego też doskonałym wyjściem z tego problemu, praktykowanym przez rosnącą liczbę przedsiębiorców, jest cyfrowy obieg dokumentów. Dzięki wdrożonym procedurom i użyciu nowoczesnych programów można w znacznym stopniu usprawnić pracę wielu osób, które pracują z firmowymi dokumentami.

Uruchomienie tego typu systemu wymagać będzie od zatrudnionych zmiany nawyków, a także nieco więcej prac na samym początku, jednak korzyści szybko powinny być zauważone.

Ten polecany serwis www (https://www.rcc-nova.pl/badania-i-pomiary/pomiary-wibroakustyczne/) ma informacje, które przedstawiają dany temat, więc jeśli masz ochotę dowiedzieć się więcej - zapraszamy do nas!

Najważniejszą rzeczą, która jest podstawą sprawnie funkcjonującego obiegu jest skanowanie faktur i wszystkich innych dokumentów, które w firmie się pojawią. Będzie to miało na celu wykonanie kopii do postaci cyfrowej, z jaką da się już robić wszystko. Nowoczesne pakiety do obiegu dokumentów pozwalają na poustawianie uprawnień na widoczność dokumentów na każdym etapie ich obróbki, a poza tym usprawniają przepływ informacji między poszczególnymi działami. Znacznie zwiększają również kontrolę, w zasadzie w każdej chwili jest wiadomo, co się z dokumentem dzieje i jakie operacje były na nim zrealizowane. Wdrożenie takiego obiegu dokumentów z pewnością poprawi działania firm, które zakupiły takie rozwiązanie.
20-03-28 07:28
Do góry
Zamknij
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Prywatności.
Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w ustawieniach Twojej przeglądarki.